Erfahrungen und Lösungsansätze aus der Praxis, um die Healthcare-Supply-Chain für den Krisenfall widerstandfähiger zu machen
Die Corona-Pandemie hat die Supply Chain im Gesundheitswesen vor große Herausforderungen gestellt. Wie können die Verantwortlichen im Gesundheitsmarkt strategisch vorgehen, um widerstandsfähige Lieferketten aufzubauen? Und mit welchen Maßnahmen können sich die Akteure auf künftige Pandemien besser vorbereiten? Zielführend sind hier die richtigen Strategien − etwa die konsequente Planung möglicher Krisenszenarien, die enge Vernetzung mit klinischen Interessensvertretern oder die Bewertung von Lieferanten in Bezug auf verlässliche Lieferketten. Dazu nehmen drei Experten im Bereich Krankenhaus-Logistik Stellung.
COVID-19 hat Wirtschaft und Gesellschaft weltweit völlig unvorbereitet getroffen. „Die Krise hat uns drastisch vor Augen geführt, wie brüchig die globalen Lieferketten im Gesundhheitswesen sind und dass hier akuter Handlungsbedarf besteht“, konstatiert Stefan Krojer, Gründer und Betreiber der Community „Zukunft Krankenhaus-Einkauf“. Um für zukünftige, ähnlich gelagerte Krisensituationen besser gerüstet zu sein, müssen Verantwortliche aus den Versäumnissen der Corona-Pandemie lernen und die richtigen Erkenntnisse daraus ziehen. Entscheidend ist es, bei der Konzeption möglicher Maßnahmen strategisch vorzugehen. Ein Weg kann darüber führen, operative Planungsprozesse an neue Gegebenheiten anzupassen. Für Thomas Klein, Dezernent Einkauf & Logistik, Verpflegungsmanagement am Universitätsklinikums Düsseldorf hat es sich in der Pandemie bewährt, die richtigen internen Strukturen zu schaffen. „Kurz nachdem im Februar die ersten COVID-Patienten bei uns eintrafen, sind bereits die Verbräuche an FFP-Masken und Mund-Nasen-Bedeckungen explodiert“, erinnert sich Thomas Klein. So wurde noch am selben Tag eine Task Force mit allen Beteiligten einberufen. Das Gremium aus Virologen, Infektiologen und Teilen des Vorstands hat mögliche Szenarien durchgespielt und nach Lösungsoptionen gesucht. Von herausragender Bedeutung waren hierbei kurze Entscheidungswege und schnelle Reaktionsmöglichkeiten. „Dabei haben wir sehr von der Digitalisierung unserer Prozesse in der Materialwirtschaft profitiert. Schnell herrschte Transparenz über die Bestände im Zentrallager, sodass wir das Verbrauchsverhalten besser einschätzen und Engpass-Situationen entgegenwirken konnten“, ergänzt Thomas Klein.
Enge Vernetzung mit wichtigen Interessensvertretern
Wichtig ist auch die enge Vernetzung mit Interessensvertretern, die am klinischen Beschaffungsprozess beteiligt sind. „Aufgrund der Pandemie waren bewährte Lieferquellen schnell ausgetrocknet, sodass der Einkauf sich ad hoc anpassen und neue Optionen finden musste. Von unschätzbarem Wert war dabei ein funktionierendes Netzwerk, das gute Beziehungen zu bewährten Bestandslieferanten, weiteren Fachhändlern sowie zu den eigenen Kollegen aus dem Einkauf umfasst“, weiß Stefan Krojer.
Dr. Christoph Luz, Geschäftsführer der Ländergruppe DACHNL bei Global Healthcare Exchange (GHX), sieht in der konsequenten Planung eine entscheidende Voraussetzung, um in Zukunft besser auf Krisenszenarien vorbereitet zu sein. „Eine gute Planung basiert immer auf validen Daten. Diese waren aber in vielen Kliniken während der heißen Phase der Pandemie nicht verfügbar. Auch wenn die Transparenz über die Zentrallager meist gegeben war, ließen sich dennoch die dezentralen Bestände, beispielsweise von Atemschutzmasken, auf den Stationen kaum einsehen. Durchgängig digitalisierte Prozesse können hier in Zukunft Abhilfe schaffen“, sagt Christoph Luz. Digitale Lösungen verschaffen einen klaren Überblick über die dezentralen Bestände im Krankenhaus. Das macht es möglich, Material innerhalb der Stationen oder auch zwischen einzelnen Kliniken sinnvoll umzuverteilen. Zudem bieten solche Lösungen eine hohe Transparenz über den Anbieter-Markt. So lassen sich über Klassifikationssysteme jederzeit alternative Lieferanten recherchieren, um pandemie-bedingte Versorgungslücken abzufangen.
Mit solider Datenbasis Pandemie-Folgen abmildern
Für Stefan Krojer trägt eine solide Datenbasis wesentlich dazu bei, die Auswirkungen von Pandemien mit bisher unbekannten Erregern abzumildern. „Bekannte Krankheiten wie regelmäßig auftretende Grippewellen oder die jährlich wiederkehrende Noro-Virus-Epidemie liefern uns Daten über die zu erwartende Anzahl von Erkrankten. So können wir den Bedarf an Schutzausrüstungen verlässlich planen und disponieren. Liegen diese Erfahrungswerte in Form von validen Daten vor, können wir diese um neue Informationen ergänzen und sie auch zur Bewältigung einer Pandemie vom Ausmaß COVID-19 nutzen“, erklärt Stefan Krojer. Zu den relevanten Daten, die hierbei ausgewertet werden können, zählen auch die Untersuchungsergebnisse der Johns-Hopkins-Universität zu den Corona-Fallzahlen sowie die Statistiken des Robert-Koch-Instituts. Aber auch Eingaben in Suchmaschinen können aussagekräftige Erkenntnisse und Trends über die aktuelle, regionale Verbreitung, beispielsweise von Erkältungskrankheiten, liefern. Suchen viele Menschen einer Region etwa Schlüsselbegriffe zu den Symptomen Fieber, Husten, Schnupfen, könnte dies auf eine akute Infektionswelle in der Region hindeuten. Technisch wäre es durchaus möglich, solche externen Daten in bestehende Klinikverwaltungs- und ERP-Systeme zu integrieren und für Simulationen zu nutzen, um einen künftigen Bedarf zu berechnen.
Voraussetzung hierfür ist jedoch eine optimale Datenqualität. Dazu zählt auch ein gutgepflegter und qualitativ hochwertiger Bestand an klar adressierbaren, internen Stammdaten. „Beim Datenmanagement konzentrierten wir uns bisher auf Artikelstamm-, Transaktions- und Bewegungsdaten. COVID-19 hat aber gezeigt, dass wir noch weitere Daten benötigen, die gesammelt, aufbereitet und im System adressiert werden müssen. Dies ist aufwändig und erfordert einen grundlegenden Veränderungsprozess hinsichtlich Arbeitsweise, Datendokumentation und Integration von Schnittstellen. Wir brauchen daher ein durchdachtes Dokumenteninformationssystem, das alle relevanten Daten wie etwa Zertifikate oder Gebrauchsanweisungen zu einem wichtigen Produkt zusammenführt und den Schwestern, Pflegern und Ärzten in einem transparenten Workflow zur Verfügung stellt“, fordert Stefan Krojer. So wird die Sicherheit des Personals und die korrekte Anwendung des Produktes gewährleistet. Zudem hat die Krise gezeigt, dass auch Daten aus neuen Medienformaten wie etwa E-Learnings gesammelt, von Lieferanten akquiriert, abgeglichen und über Plattformen wie GHX mit allen Beteiligten geteilt werden müssen. „Wir stellen unseren Mitarbeitern diverse Schulungsvideos, beispielsweise zum richtigen Anlegen von Masken oder zur fachgerechten Durchführung von Abstrichen, zur Verfügung. Hierbei ist es essenziell, dass die Kollegen aus dem klinischen Bereich auf eine zentrale Datenbank zugreifen können“, ergänzt Thomas Klein.
Konsistente Datenqualität ist entscheidend
Für Christoph Luz ist eine konsistente Datenqualität von entscheidender Bedeutung, um die Kliniken fit für künftige Herausforderungen und Krisen zu machen. „Wir arbeiten seit Jahren daran, unseren Kunden qualitativ hochwertige Daten mit der gebotenen Informationstiefe zur Verfügung zu stellen. Infolge der Pandemie wird auch das Gesundheitswesen von einem immensen Digitalisierungsschub profitieren, gerade was die Lieferung, Qualität und Analyse von Daten betrifft“, prognostiziert Christoph Luz.
Lieferanten auf den Prüfstand stellen
Zudem ist die Zuverlässigkeit der Lieferanten ein entscheidendes Kriterium, um Risiken zu minimieren und die Aufrechterhaltung der Lieferketten auch im Krisenfall sicherzustellen. „Zur Ermittlung geeigneter Lieferanten müssen wir ein Monitoring bestehender Partner durchführen, unsere Erwartungen klarstellen und Verbindlichkeiten schaffen. Dabei entfernen wir uns auch vom Single Sourcing, konzentrieren uns also nicht mehr auf einen Hauptlieferanten, sondern setzen auf mehr Diversität, um im Ernstfall Versorgungsengpässe zu vermeiden“, erklärt Thomas Klein.
Darüber hinaus müssten die globalen Lieferketten genauer betrachtet werden, ergänzt Stefan Krojer: „Wir benötigen einen detaillierten Überblick über Produktionsstandorte und Hierarchien innerhalb der Lieferantenstrukturen – von der Rohstofferzeugung bis hin zum Fertigprodukt.“ Dazu kommen rechtliche Vorgaben: Wird das Lieferkettengesetz verabschiedet, müssen Kliniken in Zukunft prüfen, ob Lieferanten ab einer bestimmten Größe die Menschenrechte wahren, ihrer sozialer Verantwortung gerecht werden und ökologische Standards einhalten. Dabei sind entsprechende Zertifizierungen zu dokumentieren. Zur Bewertung der Lieferanten stehen Kliniken vor der Wahl, die erforderlichen Daten entweder mühsam zu sammeln oder schon existierende Datenbanken, wie etwa von GHX, zu nutzen, um daraus strategische Einkaufsentscheidungen abzuleiten.
Erfahrungen aus den USA zu Bewertungen von Lieferketten
Gefordert ist auch, die Bewertungskriterien für die Versorgungskette zu erweitern, wie es beispielsweise die US-amerikanische Association for Health Care Resource & Materials Management (AHRMM) mit der „Cost-Quality-Outcome“-Messung vorschlägt. Dabei werden neben einer Verbesserung der Gesamtkosten der Pflege unter anderem auch die Qualität derselbigen bewertet. AHRMM ist federführend bei den Bemühungen, die Leistungskennzahlen (KPIs) für die Lieferkette von einer stark taktisch und operativ ausgerichteten zu einer ganzheitlicheren Sicht auf den Gesundheits- und Risikostatus der Lieferkette zu erweitern. „Von einem wertebasierten Einkauf, dem Value-based Procurement, sind wir in Deutschland und den meisten Teilen Europas noch weit entfernt“, weiß Stefan Krojer. „Wir müssen zunächst Qualitätskriterien für die Lieferkette sauber definieren und auch in unseren Lieferantenverträgen implementieren, denn nur dann können wir sie auch überwachen und evaluieren. Das wäre aus meiner Sicht der erste Schritt.“
Fazit
COVID-19 hat die Schwächen der bestehenden Lieferketten im Gesundheitswesen in vollem Umfang aufgedeckt. Wichtig ist es, die Pandemie als Chance zu begreifen und aus den Erfahrungen zu lernen. Die Verantwortlichen sind nun gefordert, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen und die erforderlichen Maßnahmen konsequent und mit strategischem Weitblick umzusetzen.
Über GHX
Global Healthcare Exchange, LLC (GHX) arbeitet seit Jahrzehnten mit Gesundheitsdienstleistern, Herstellern, Distributoren und anderen Interessenvertretern der Branche zusammen, um sie optimal bei allen Anforderungen rund um Supply-Chain-Prozesse im Gesundheitswesen zu unterstützen. Durch die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse und die Umsetzung von Daten in konkrete Maßnahmen, unterstützt GHX das Gesundheitswesen dabei, schneller zu agieren, intelligenter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen. Durch die Lösungen von GHX haben Organisationen im Gesundheitswesen bereits Milliarden an unnötigen Ausgaben eingespart. Weitere Informationen über die branchenführenden, cloud-basierten Supply-Chain-Lösungen von GHX finden Sie unter www.ghxeurope.com.
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