Stück für Stück zu mehr Normalität

Digitales Besucher-Management für die Gesundheits- und Pflegebranche

Die Infektionszahlen sinken, und die Kontaktbeschränkungen werden langsam zurückgenommen. In diesen Zeiten sehnt sich jeder nach mehr Normalität. Von den Corona-Einschränkungen besonders hart getroffen war und ist der Healthcare-Bereich – aufgrund des damit einhergehenden Besuchsverbot. Denn gerade die Patienten in Krankenhäusern und Bewohner von Pflegeeinrichtungen leiden unter der Pandemie in hohem Maße. Denn es ist unbestritten, dass soziale Kontakte, Besuche von Lebenspartner, Freunden und Verwandten einen erheblichen, positiven Einfluss auf den Heilungsprozess und das Allgemeinbefinden von Kranken und Pflegebedürftigen haben. Doch wie lassen sich diese mit den Pandemie-Auflagen in Einklang bringen? Lösungen für ein digitales Besucher-Management bieten dazu eine gute Möglichkeit.

Allmählich werden die Lockerungen des corona-bedingten Besuchsverbots auch im Gesundheitswesen spürbar. Allerdings kommen nun auf das Personal der ohnehin überdurchschnittlich stark geforderten Krankenhäuser und Pflegeeinrichtung neue Herausforderungen zu: das Management von Besuchern und Terminen sowie das Einhalten der umfangreichen Vorgaben der Gesundheitsämter. Für viele Gesundheitseinrichtungen stellt das ein großes Problem dar. Sie verlängern daraufhin das Besuchsverbot, riskieren damit jedoch einen erheblichen Imageverlust ihres Hauses. „Gerade in Pandemiezeiten stoßen Krankenhaus- und Pflegeheimverwaltungen schnell an ihre Grenzen“, erläutert Viktor Waal, Healthcare-Experte und Geschäftsführer des Start-ups SWCode. „Neben dem normalen Arbeitsalltag müssen nun im Zuge der Pandemie Patienten, Besucher und Lieferanten nach den gültigen Corona-Schutzverordnungen digital erfasst und die Kontaktdaten zur Nachverfolgung an die örtlichen Gesundheitsämter weitergeleitet werden.“

Gesundheitsämter beklagen mangelhafte

Datenlage Die Gesundheitsämter wiederum schlagen Alarm, denn gerade im Gesundheitssektor, der unbestritten für viele Infektions-Hotspots verantwortlich ist, ist die Datenlage besonders schlecht – insbesondere im Vergleich zu den Weitermeldungen aus dem Gastrobereich. Der Grund dafür: Ein Großteil der Gesundheitseinrichtungen hat noch erheblichen Nachholbedarf im Bereich der Digitalisierung und behilft sich mit Listen und reichlich Papier. Das alles ist wenig zeitgemäß, nicht transparent bzw. datenschutz-konform und äußerst personalintensiv. Die Digitalisierung und Harmonisierung von Krankenhausprozessen ist oftmals überfällig – schon allein hinsichtlich Vereinfachung, Ressourcen-Schonung und Steigerung der Dienstleistung gegenüber Mitarbeitern, Patienten und Besuchern“, erklärt Digitalisierungsexperte Waal.

Anforderungen an die optimale Lösung für das Besucher-Management

Was könnte und sollte eine ideale Lösung bieten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, die Mitarbeiter der Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen bei der zusätzlichen Arbeit zu entlasten und – ganz wichtig – einen möglichst unkomplizierten und baldigen Besuch der Patienten zu ermöglichen?

• Digitale Erfassung der Kontaktdaten: Die optimale Lösung läuft komplett digital (ohne Einsatz von Papier). Die Besucher sollten die Möglichkeit haben, sich bereits vor dem geplanten Besuch von zuhause oder unterwegs aus über die aktuellen Vorgaben zu informieren und sich kontaktlos per Online-Fragebogen anmelden können. Idealerweise erhalten sie im Anschluss auch gleich eine Art digitale Anmeldekarte (z.B. einen QR-Code), die sie direkt zum Eintritt berechtigt. Das vermeidet Wartezeiten und Schlangen vor den Eingängen, reduziert eventuelle unerwünschte Kontakte zu anderen Personen und entlastet das Empfangspersonal. Eine weitere Arbeitserleichterung für Empfang und Besucher stellt beispielsweise die Einrichtung einer  Fast-Lane  für jene bereits angemeldeten und registrierten Besucher dar.
• Überblick über die Besucheranzahl in Echtzeit: Eine wichtige Anforderung an eine umfassende, digitale Lösung ist eine Echtzeit-Kontrolle über die Anzahl an Besuchern, die sich gerade im Gebäude befinden. Auch sollte die Software ein Warnmeldung bei Überschreitung der festgelegten Besucheranzahl sowie der Besuchsdauer senden. So lässt sich auf einen Blick erkennen, ob ein Besucher nach Ablauf seines Zeitfensters planmäßig an einem der Ausgänge ausgecheckt oder aber seine Besuchszeit überschritten ist. Dafür ist es wichtig, dass die Lösung sämtliche Ein- und Ausgänge der Einrichtung synchron verwalten kann. Auch diese Aufgabe ist mit einer „Papierlösung“ nicht realisierbar.
• Länderspezifisch anpassbare Datenerfassung: Da die Corona-Schutzverordnungen in jedem Bundesland andere Vorgaben bezüglich der Datenerfassung verlangen, ist es wichtig, dass ein digitales Besucherdaten-Management dies widerspiegeln und die Datenerfassung an die landesspezifischen Verordnungen anpassen kann. Selbstverständlich muss die Lösung dabei DSGVO-konform arbeiten und die Daten der Besucher datenschutz-konform löschen. Bei einer „Papierlösung“ lassen sich diese Sicherheitsvorgaben nicht umsetzen. Wichtig weiterhin: Die Lösung sollte in einem deutschen Rechenzentrum gehostet werden. 
• Online-Terminplanung mit Kapazitätsabfrage:  Ideal für eine umfassende Terminplanung ist ein in die Lösung integrierbarer, übergreifender Terminplan der verschiedenen Krankenhausabteilungen – etwa für den Fall, dass auf einer bestimmten Station nur Besuchszeiten von drei Stunden pro Tag in einem definierten Zeitfenster möglich sind. Diese zusätzlichen, wichtigen Termininformationen sollte die Lösung verwalten können und bei der Terminvergabe an die Besucher berücksichtigen. 
• Schnelle und unkomplizierte Bereitstellung der Lösung: Im Optimalfall ist die Lösung cloudbasiert und läuft im Browser. Damit ist sichergestellt, dass sie sich schnell und jederzeit in Betrieb nehmen lässt und weder eine Software-Installation noch die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen anfällt. Die IT-Abteilung wird somit nicht belastet. 

 Vieles hat sich durch Corona geändert, und zahlreiche Änderungen hat die Pandemie beschleunigt – einige davon sind längst überfällig. So auch der Einsatz einer intelligenten digitalen Besucher-Management-Lösung. Er bedeutet für viele Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen den Einstieg in die Digitalisierung. Und spätestens 2025 erfordert das Krankenhauszukunftsgesetzt ohnehin, Prozesse zu digitalisieren und zukunftssicher zu gestalten. Eine umfassende Besucher-Management-Lösung wie HealthIdent bereitet hierfür den Weg und könnte der Gamechanger für das Gesundheitswesen sein. Worauf also noch warten?

Mehr unter: HEALTHIDENT - Digitales Besuchermanagement